Про те, що Час — могутня, майже незбагненна і некерована сила, людина знає здавна. В усіх релігіях були боги, що втілювали Час, — саме їх вважалося практично неможливим задовольнити.
Але при цьому сама людина володіє певним “почуттям часу”: то відчуває швидкоплинність життя, то страждає від того, що час “застиг”, іноді потрапляє “в ногу з часом”, а деколи обганяє його або відстає… От і виходить, що, розвиваючи це загадкове “почуття часу”, можна навчитися керувати часом власного життя, як-то кажуть, на роботі і вдома, а значить — і власною долею.
Адже “географія” долі — не простір, а саме він — невблаганний Час.
Вступ
Управління часом — це дія або процес тренування свідомого контролю над кількістю часу, витраченого на конкретні види діяльності, завдяки чому можна істотно збільшити ефективність і продуктивність праці. Вміле управління часом може вдосконалити ваші навички, інструменти і методи, що використовуються під час виконання конкретних завдань, проектів і цілей. Цей набір містить широкий спектр діяльності, зокрема планування, розподіл, постановку цілей, делегування, аналіз тимчасових витрат, моніторинг, організацію, складання списків і розстановку пріоритетів.
Спочатку управління часом приписувалося лише бізнесу або трудовій діяльності, але згодом термін розширився, включивши особисту діяльність з такою ж підставою. Система управління часом становить поєднання процесів, інструментів, технік і методів. Тож метою пропонованого тренінгу є навчити вас правильно планувати не лише свій час, а й час своїх підлеглих, що допоможе вивести бізнес на якісно новий рівень.
Принципи формування ефективного розподілу часу
Одна з найчастіше згадуваних проблем кожної людини виражається фразою: “Якби тільки в мене було більше часу…”. Це загальна проблема для всіх зайнятих людей. Усім їм бракує часу. Час — найдорогоцінніший і при цьому обмежений ресурс. Це унікальна субстанція — людина не може зібрати його, купити, здати або взяти в оренду.
Здавна склалося уявлення, що людина з мінімальною кількістю вільного часу є важливою персоною. Але насправді це лише говорить про низький рівень самоорганізації, який являє собою послідовне і цілеспрямоване використання випробуваних методів роботи в повсякденній практиці, аби оптимально й зі змістом використовувати власний час.
Тут було б доречно процитувати висловлення різних авторів про значення часу:
• Алан Лекейн: “Той, хто дозволяє вислизати своєму часу, випускає з рук своє життя; той, хто тримає в руках свій час, тримає в руках своє життя”.
• Пітер Друкер: “Час — найбільш обмежений капітал, і якщо не можеш ним розпоряджатися, не зможеш розпоряджатися нічим іншим”.
• Ульріх Зіверт: “Уміння розпоряджатися часом поряд із правильним керівництвом і технікою впливу на людей виступає фактором, який зумовлює ваш успіх і невдачу”.
Отже, можемо впевнено сказати, що успіх кожного залежить не лише від матеріальноекономічних величин, а й від того, як він розпоряджається найціннішим надбанням — часом.
В основі побудови розподілу часу лежать такі принципи:
1. Принцип встановлення пріоритетів
Визначення цілей, яких необхідно досягати щодня. Керувати часом — значить інвестувати час у те, що ви хочете отримати від життя. Тож кожний повинен мати чіткі уявлення про пріоритетні цінності роботи підприємства, фірми, сім’ї, громадської діяльності та власної персони.
2. Принцип ефективності
Слідуючи цьому принципу, людина автоматично зосереджується на найважливіших речах. Справжній ключ до успіху полягає у вмінні концентрувати свою увагу на найістотніших завданнях. Людина повинна намагатися виконати кожну задачу вчасно, не зволікаючи з її вирішенням.
3. Принцип пріоритетного планування
Втілюється в усіх вищеописаних принципах ефективного управління часом. Необхідно щодня складати список завдань, які ви повинні сьогодні виконати, та вказувати ступінь їх важливості, використовуючи просту шкалу, наприклад: 1 — вкрай важливо, 2 — вельми важливо, 3 — порівняно важливо. Визначивши найважливіші завдання, можете зосередитися на їх виконанні, а потім, за наявності часу, й на інших, менш важливих. Подібна оцінка пріоритетів, так само як планування і концентрація на ключових проблемах, є основоположним принципом управління часом, оскільки кожна людина здатна досягти найважливіших цілей на піку своєї працездатності.
4. Принцип пошуку вигоди від управління часом
Докладаючи свідомих зусилль і концентруючи свою увагу, людина може визначити, що є найважливішим для її успіху та зростання працездатності, і зосередитися на досягненні саме цих цілей. Тож кожний має навчитися виділяти істотне й відрізняти його від другорядного.
А це, у свою чергу, приведе до другої вигоди — більшого задоволення від праці через досягнення більш важливих цілей і можливість домогтися успіху в особистісному зростанні.
Вигода полягає також у тому, що людина меншою мірою відчуватиме напругу і неспокій від браку часу. Занепокоєність, почуття провини та інші негативні емоції можуть знизити ефективність розумової роботи і працездатність загалом, що ускладнює процес прийняття рішень. Ефективне управління часом знижує хвилювання і занепокоєння, дозволяючи тим самим ухвалювати оптимальні рішення у стислі терміни.
Докладаючи таких зусиль, ви змусите час працювати на себе та перестанете бути його рабом. Завдяки цьому у вас з’явиться достатньо часу, аби забезпечити належну ефективність своїх справ, бізнесу, спілкування при одночасному зростанні продуктивності праці і обмеження посягань на особистий час.
Причини дефіциту часу
Планування часу сприяє підвищенню ефективності використання робочого дня. Вважається, що найкраще починати працю в один і той самий час, бо людина — раб своїх звичок. Це забезпечує гарний тонус і дозволяє на ділі реалізовувати принцип “людина — господар роботи, а не робота — господарка людини”.
Для того щоб зрозуміти всю глибину проблеми, необхідно визначити насамперед причини дефіциту часу:
• Постійний поспіх. Поспішаючи, людина не встигає навіть зосередитися на тій проблемі, яку вона вирішує у цей момент. Отже, вона не думає про інші способи її вирішення, які, можливо, є кращими, ніж той спосіб, який спав на думку першим.
• Нагромадження робіт. Людина починає займатися різними дрібними і не занадто важливими справами. У неї немає чіткого розподілу робіт за ступенем важливості, і вона не переймається аналізом ключових, перспективних питань.
• Постійні доопрацювання. Час, відведений на відпочинок, витрачається на роботу, людина не встигає відпочивати, що позначається на її працездатності наступного дня і як наслідок веде до занепаду здоров’я.
• Перевтома. Наслідок тривалої роботи в умовах постійного поспіху.
• Метушливість. Це результат поганої організованості дня, іноді також залежить від імпульсивності людини.
• Безплановість роботи. Є результатом способу життя людини та її невміння планувати свої справи.
• Слабка мотивація праці. Наслідком є низька продуктивність, яка, відповідно, породжує хронічну нестачу часу.
• Інвентаризація часу. Необхідно проводити інвентаризацію часу за кілька робочих днів, аби проаналізувати свій робочий стиль і розкрити причини дефіциту часу.
Пожирачі часу
Подібно тому, як буває хвороба тіла, буває також і хвороба способу життя. Демокріт
Пожирачі часу (хронофаги) — заняття, що відволікають від роботи або інших важливих справ. У результаті важлива робота залишається невиконаною, плани нереалізованими і вас починає переслідувати відчуття незадоволеності.
Пожирачі часу бувають внутрішніми і зовнішніми. Внутрішні хронофаги — це погані звички, що гальмують вашу активність. До зовнішніх пожирачів часу відносяться люди, а також пристрої, прилади і сторонні заняття. Вони постійно віднімають вашу увагу, інколи зводячи результат до нуля.
Кожний з нас хоч раз у житті стикався з висловлюванням “пожирачі часу”, хоч для кожного вони й є різними, але однаково забирають, крадуть, віднімають наш дорогоцінний час. “А час — він як птах, випустиш і не впіймаєш…” Чим старше ми стаємо, тим ближче нам ці слова, а заодно і висловлювання “Хто виграв час, той виграв все!”. Адже з віком ситуація, коли година минула та день промайнув, починає дратувати все більше.
Вони навколо нас
Соціологи стверджують, що серед “пожирачів часу” лідирують чотири: телевізор, телефон, комп’ютерні ігри та Інтернет. Подібно тому, як Лангольєри Стівена Кінга пожирають час і залишають за собою порожнечу, ці на перший погляд нешкідливі психологічні залежності з часом відвойовують все більший шматок нашого життя. Знищуючи час, вони ще й псують настрій. У підсумку, робота стоїть, сенсу в житті не додається, а про день у минулому можна сказати щось не більше ніж “Поговорив з Васею, подивився телевізор, підняв героя до 25 рівня або влаштував рознос в чаті” (потрібне підкреслити) — вже не виходить.
Як визначити, що нешкідлива звичка стала пожирачем часу?
• У вашому житті робота не займає більшої частини часу.
• Без ритуалів на кшталт розкладання пасьянсу з ранку, перегляду всіх телепередач або кількох перекурів не обходиться жодного дня.
• Відсутність улюбленої іграшки на кшталт телефону, комп’ютера, телевізора або ранкової газети викликає почуття неспокою і неприкаяності.
• Ви знайомі на форумі з половиною міста, але, водночас, забули привітати свого батька з ювілеєм.
Як боротися з пожирачами часу? Насамперед слід починати з планування і постановки цілей, тобто з попередньої відповіді на запитання “Навіщо мені це потрібно?”. Якщо відповіді немає — краще продовжувати жити так, як вам буде зручніше. Між іншим, хоч пожирачі часу й не найкращі друзі людства у плані саморозвитку, не завжди з ними треба жорстко боротися.
Побутові “Лангольєри” займають у нашому житті надто багато місця, коли в ньому виникають порожнини. Або заповнюють нестачу чого-небудь: впевненості в собі, душевного тепла, відсутності потягу до роботи, спілкування, самореалізації або любові.
У цьому випадку ефективніше не боротися, а спробувати знайти те, чого бракує в реальному житті.
Що і як компенсувати?
Найчастіше втамовують спрагу спілкування віртуальні щоденники та форуми. Можливо, той, хто сотню разів на день перевіряє, що написали в коментарях в його “Живому Журналі”, а також всілякі записи на форумі або в чаті, просто є самотнім, незадоволеним своїм колом спілкування чи погано вміє будувати комунікацію в повсякденному житті. Помічено, що як тільки в реальному житті з’являється хтось або щось значуще, віртуальне спілкування зазвичай відходить на другий план.
Любителі комп’ютерних ігор здебільшого діляться на дві великі категорії. Перша — люди, нездатні зробити щось значуще в реальності. Для них гра — це підміна власної ваги в житті, звеличення себе, ілюзія управління світом. Другі ж відпочивають у нехитрому віртуальному маленькому світі від складнощів реального світу.
Про невміння зі смаком проводити вільний час говорить і фанатична прихильність до телевізора.
А в цілому злісні атаки пожирачів часу свідчать про те, що в житті людини щось негаразд — не подобається робота або дошкуляють сімейні проблеми.
Звичайно, найкращий варіант — одним махом вирішити всі проблеми. Практично це, на жаль, можливо не завжди, тоді на допомогу приходить мета, заради якої є бажання зробити хоч маленький, але подвиг. Таким подвигом у житті можуть стати ваші улюблені заняття, хобі, все те, на що раніше бракувало часу. Те, про що ви мріяли вже давно, але вважали, що це не так важливо, відкладали, забували про це… Але насправді такі справи і бажання принесуть більше задоволення і користі, ніж комп’ютерні ігри або далекі від інтелектуальних телевізійні передачі.
Принципи і правила планування часу
Щоби правильно виконувати функції та досягти своєї мети, кожний має чітко уявити собі, наскільки є обмеженим бюджет часу. Планування — це проект процесів праці на майбутній часовий період. Ми плануємо не лише професійні та особисті завдання, а й поточне, пов’язане з роботою навантаження, відхиленням або відкладанням нових завдань і вимог.
Отже, чим ліпше ми знаємо свій часовий бюджет і сукупність завдань, тим краще ми готові делегувати менш важливі справи, зменшувати їх кількість або відкладати на пізніші строки.
При плануванні часу слід дотримуватися деяких основних правил, яких є чимало. Втім, серед них можна означити п’ять найважливіших:
1. Cкладання плану робочого часу
Як показує досвід, необхідно складати план на певну частину свого робочого часу — на 60 %. Основне правило планування часу: 60 % — запланована активність; 20 % — непередбачена активність (резерви часу і позапланові дії); 20 % — спонтанна активність (управлінська діяльність, творчість).
2. Аналіз видів діяльності і витрачання часу
Листок “денних перешкод”. Слід задокументовувати і перевіряти те, як і на що витрачається час. Такі дії допоможуть набути досвіду як основу для майбутніх потреб у часі; вихідні позиції для удосконалення методики роботи та розподілу часу, а також знання у витратах бюджету свого часу.
3. Зведення завдань воєдино — план дій
Щоб скласти гарний план, необхідно мати уявлення про майбутні справи (до прикладу, розділити їх на довгострокові, середньо- та короткострокові).
4. Регулярність — системність — послідовність
Працювати над своїми планами часу регулярно й системно, послідовно доводити до кінця розпочату справу.
5. Реалістичне планування
Не слід кидатися у крайність надмірного планування, потрібно планувати лише такий обсяг завдань, з яким реально можна впоратися.